สำนักงานแบบใหม่

หลักการเนื้อหาสำคัญๆของสำนักงานแบบใหม่



1. การไม่ยึดติด คือการไม่ตีกรอบในความคิดเดิมๆ ไม่ยึดติดกับความสำเร็จที่เคยมีมาก่อน เพราะสามารถถูกแทนที่ด้วยความสำเร็จครั้งใหม่

2. การเรียนรู้

วิธีการสร้างสำนักงานแห่งการเรียนรู้ด้วยวินัย 5 ประการ คือ

2.1 การคิดเป็นระบบ

2.2 วิสัยทัศน์ร่วมกัน

2.3 รูปแบบจิตใจที่ท้าทาย

2.4 การเรียนรู้แบบทีม

2.5 เจ้านายส่วนตัว

-ทั้ง5วินัยนี้ช่วยให้ผู้บริหารสำนักงานเปลี่ยนวิธีคิดแบบเดิมและสร้างแนวคิดใหม่ จนเกิดเป็นสำนักงานหรือองค์การเพื่อการเรียนรู้

วิวัฒนาการของสำนักงานสู่การเป็นองค์การเรียนรู้มี3ขั้นตอน
ขั้นที่1 มีสายบังคับบัญชาแบบดั้งเดิม
ขั้นที่2 ผู้บริหารระดับสูงงเริ่มมอบอำนาจ
ขั้นที่3 พนักงานมีส่วนในการกำหนดทิศทางของกลยุทธ์

บริษัทที่นำReengineeringเข้ามาใช้

ความหมายของ
Reengineering

ความหมาย ระบบบริหารการปรับรื้อ Reengineering ความว่า การพิจารณาหลักการพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจ และการออกแบบขึ้นใหม่อย่างถอนรากถอนโคน เพื่อมุ่งบรรลุผลลัพธ์ของการปรับปรุงอันยิ่งใหญ่ โดยใช้มาตรวัดผลการปฏิบัติงานที่ทันสมัย และที่สำคัญได้แก่ ต้นทุน คุณภาพ การบริการ และความรวดเร็ว กิจกรรมหรือเทคนิคที่เน้นการปรับเปลี่ยนเทคโนโลยีใหม่ ๆ และการมีวิสัยทัศน์ที่กว้างไกล โดยเฉพาะใช้กับธุรกิจที่มีการบริการมาก ๆ เช่น การธนาคาร หรือถ้าเกี่ยวกับการผลิต การปรับรื้อหมายถึง การเปลี่ยนเทคโนโลยีการผลิตใหม่ ๆ ระบบนี้จึงใช้ในธุรกิจบริการมากกว่า เทคนิคนี้เน้นการทำงานเพื่อให้ถูกต้องตามเป้าหมายที่แท้จริงหรือแก่นแท้ของเหตุผลของงานนั้น ๆ โดยการเขียนแผนผังกระบวนการ แล้วพิจารณาโดยการระดมสมอง สัมภาษณ์ เลียนแบบ ใช้เทคโนโลยีใหม่ ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ เพื่อปรับรื้อกระบวนการทำงาน

ตัวอย่างองค์การที่นำระบบนี้มาใช้
ม.ร.ว.จิยากร เสสะเวช ผู้อำนวยการฝ่ายประชาสัมพันธ์ การไฟฟ้านครหลวง เปิดเผยว่า กฟน. ได้ว่าจ้างบริษัทที่ปรึกษา เข้ามาศึกษา จัดทำแผนปรับปรุงประสิทธิภาพและพัฒนาองค์กรโดยเน้นศึกษาระบบ BPR [ Business Process Reengineering
เพื่อรองรับการแปรรูปรัฐวิสาหกิจในอนาคตขณะนี้ผลการศึกษาและการจัดทำโครงการนำร่องได้แล้วเสร็จเป็นที่เรียบร้อย
“ ที่ปรึกษาได้เข้ามาศึกษาข้อมูลใน กฟน.และ ได้นำเสนอแนวทางการพัฒนามากมาย เช่น การเสนอแนะกลยุทธ์การดำเนินงานในช่วงปี พ.ศ.2545 — 2549 , การพัฒนาด้านเทคโนโลยีสารสนเทศ , โครงสร้างองค์กร , การพัฒนาบุคลากร และการจัดทำโครงการนำร่อง ( Pilot Project ) “ ม.ร.ว.จิยากร กล่าวว่า โดยเฉพาะโครงการนำร่องที่จัดทำขึ้นนั้น กฟน.ได้เลือกดำเนินการ โครงการรับชำระค่าไฟฟ้า ณ การไฟฟ้าเขตสามเสน ซึ่งในแต่ละวัน เฉลี่ยแล้วมีผู้ใช้ไฟฟ้ามาชำระค่าไฟฟ้า ณ การไฟฟ้าเขตไม่ต่ำกว่าเขตละ 1,000 ราย
จากสถิติการชำระค่าไฟฟ้าในชั่วโมงเร่งด่วน ระหว่าง 11.45 — 13.00 น. พบว่าจะเป็นช่วงที่ผู้ใช้ไฟฟ้ามาใช้บริการมากที่สุด และเป็นช่วงเวลาที่ผู้ใช้ไฟฟ้ารอชำระค่าไฟฟ้านานที่สุดด้วยเช่นกัน นานที่สุดเท่ารายละ 50 นาที ยอดเฉลี่ยรายละ 30 นาที โดยตั้งเป้าหมายไว้ว่า จะลดระยะเวลาการชำระค่าไฟฟ้าลงให้เหลือไม่เกิน 10 นามีต่อรายในชั่วโมงเร่งด่วน
บริษัทที่ปรึกษาร่วมกับฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศของการไฟฟ้านครหลวง ได้จัดระบบคิวและระบบคอมพิวเตอร์ใหม่ทั้งหมด และได้ทดลองระบบใหม่นี้ตั้งแต่เดือนธันวาคม ปีที่แล้ว ขณะนี้ ผลการดำเนินการพบว่า สามารถลดระยะเวลาการชำระค่าไฟฟ้าในชั่วโมงเร่งด่วนลงได้เหลือประมาณรายละ 6 นาที ซึ่งดีว่าเป้าหมายที่ตั้งไว้มาก คาดว่าหลังจากสรุปผลและปัญหา ต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นเรียบร้อยแล้ว จะขยายผลนำไปใช้ในทุกการไฟฟ้าเขต เชื่อว่าจะทำให้ผู้ใช้ไฟฟ้าพึงพอใจมากยิ่งขึ้น
อนึ่ง นโยบายของรัฐบาลกำหนดไว้ชัดเจนว่า รัฐวิสาหกิจจะต้องมีการแปรรูปหรือ ปรับปรุงประสิทธิภาพ เพื่อรองรับการเปลี่ยนแปลงตามประแสโลก และจากผลการวิจัยทั่วโลกพบว่า องค์กรที่นำ ระบบ BPR [ Business Process Reengineering
] เข้ามาใช้ จะสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ง่ายและรวดเร็วกว่า ด้วยเหตุนี้ กฟน.จึงได้ว่าจ้างทีมที่ปรึกษา ได้แก่ บริษัท Diebold จากประเทศเยอรมนี บริษัท T.N Information System Ltd. ร่วมกับคณาจารย์จากจุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยและสถาบันพัฒนบริหารศาสตร์ ( นิด้า) เข้ามาศึกษาเพื่อนำระบบ BPR มาใช้ปรับปรุงประสิทธิภาพและเป็นแนวทางพัฒนาองค์กร
การ Reengineering หรือการปรับกระบวนการทำงานของการไฟฟ้านครหลวง มี เป้าหมายเพื่อสร้างความพึงพอใจให้ผู้ใช้ไฟฟ้าเป็นหลัก โดยมีผลพลอยได้คือลดความซ้ำซ้อนของกระบวนการทำงาน ลดเวลาและค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้น

แหล่งที่มาของข้อมูลwww.thaipr.com